O lado financeiro de uma empresa passa por muitas necessidades para ser considerado como seguro e de fato efetivo. Entre elas, está a chamada conciliação bancária, responsável por dar margem para a empresa trabalhar em cima de dados e números relevantes.
Apesar disso, muitas empresas ainda se limitam em não realizar a conciliação bancária, o que pode acarretar grandes problemas financeiros no futuro. Nesse caso, estamos falando principalmente de não conseguir realizar investimentos de maneira segura.
O que é a conciliação bancária?
O próprio nome já é bastante sugestivo, e podemos entender a conciliação bancária como uma verificação entre os valores que a empresa possui e os valores que constam nas movimentações bancárias e outras instituições utilizadas.
Em outras palavras, a conciliação bancária atua para impedir problemas de pagamento, como erro de identificação ou transferências feitas de maneira errada. Da mesma forma, também evita que a empresa realize o mesmo pagamento mais de uma vez por engano.
Esse é um processo considerado primordial para qualquer empresa, e deve ser visto como uma rotina para a equipe responsável. Na prática, o ideal é tratar como um relatório diário que precisa ser visualizado e alimentado com novas informações.
Geralmente, quando as empresas são maiores, costumam terceirizar esse serviço, exatamente para garantir que o processo seja bem construído. Afinal, um erro de conciliação e a empresa pode passar a ter impossibilidades de investimento.
Hoje em dia, a conciliação bancária já pode ser feita de maneira mais rápida, simples e eficiente, por meio de serviços e sistemas automatizados. Na prática, ficou mais difícil para uma empresa simplesmente decidir não fazer.
Erros mais comuns encontrados no processo
Quando as empresas passam a realizar a conciliação bancária, diversos erros costumam surgir, evidenciando a necessidade do processo. Nesse sentido, alguns são mais comuns, geralmente aparecendo para quase todas as empresas.
O motivo é bastante simples: são os erros mais difíceis de serem percebidos em uma rotina diária e que exige rapidez por parte da equipe. Com isso, naturalmente, os erros começam a aparecer.
Assim, podemos citar como erros mais comuns:
Transferência com transação congelada
Muitas vezes, ao realizar uma transferência, o valor pode simplesmente não ser processado corretamente por diversos motivos, como problemas técnicos, por exemplo. A questão é, independente do motivo, pode causar um problema sério para a empresa.
No seu extrato pessoal, estará constando como paga uma transação de um valor X, mas essa transação nunca foi de fato confirmada. Ou seja, podem surgir cobranças de juros e multa por não pagamento.
Esse tipo de problema só é percebido no momento da conciliação bancária, onde os valores praticados não vão estar de acordo com o extrato de movimentações.
Taxas incorretas do banco
Diversas vezes, instituições bancárias e financeiras passam a cobrar alguma taxa de funcionamento ou de administração. Além disso, podem ser considerados valores debitados de maneira automática.
Na grande maioria das vezes são valores pequenos, mas quando se mantém uma reincidência desse caso, o valor pode passar a ser prejudicial. Dessa forma, a empresa começa a ter problemas com valores sendo cobrados sem que estejam sendo contabilizados internamente.
Com isso, ocorre, naturalmente, uma inconsistência de valores em caixa durante as análises posteriores.
Lançamento contábil divergente
Naturalmente, quando ocorrem erros na conciliação bancária, é sinal de que os lançamentos contábeis foram feitos de maneira equivocada. Na prática, significa que você irá se deparar com valores que não deveriam estar ali.
Essa questão causa uma dificuldade de análise financeira, além de causar possíveis conflitos de tomada de decisão pelo uso de números e dados inconclusivos.
Como realizar a conciliação bancária?
Apesar de conhecer e saber a importância do processo, muitas pessoas ainda possuem dúvidas sobre como o passo a passo deve ser realizado. Em geral, é um processo bastante simples, mas pode se complicar caso a empresa não possua uma boa organização.
Existem quatro passos principais para conseguir ter uma conciliação bancária eficiente e que, de fato, vá gerar resultados relevantes e uma análise realmente eficiente.
Análise dos saldos atuais
A maneira mais simples de fazer conciliação bancária é simplesmente verificar os saldos atuais, da sua conta interna e do banco. Assim, no menor sinal de divergência, você já sabe que algo está errado.
Essa análise, quando feita com frequência, ajuda e muito na hora de descobrir algum problema sem que seja necessário um processo mais longo.
Contas prestadas
Para evitar a necessidade de um processo longo de conciliação, um dos principais atalhos é tornar um hábito a prestação de contas. Ou seja, toda e qualquer movimentação ser devidamente validada de maneira minuciosa.
Esse cuidado ajuda a evitar erros e, consequentemente, agiliza o trabalho de conciliação no final das contas. A prestação deve ser feita até mesmo para o valor mais baixo praticado, desde que seja devidamente datado, reconhecido e prestado pela empresa.
Entradas e saídas
Uma das partes mais importantes na conciliação bancária é o resumo correto de todas as entradas e saídas da empresa em um determinado período. Nesse caso, deve-se analisar caso a caso.
Como já citamos anteriormente, existe a possibilidade de ocorrer algum desencontro entre o pagamento e a compensação pelo banco. Por isso, cada caso deve ser analisado individualmente, para que seu levantamento de entradas e saídas seja correto.
Cuidado com as datas apontadas nos pagamentos e recebimentos
Para evitar divergências, outra necessidade é a determinação de datas de todas as movimentações financeiras da empresa. Com isso, é possível identificar mais facilmente possíveis casos de análise.
Além disso, as datas também ajudam a identificar caso alguma conta seja dada como atrasada ou não paga. Nesse sentido, os comprovantes com as devidas datas devem sempre ser considerados na hora da conciliação.
Sem dúvidas, a conciliação bancária é de extrema importância para qualquer empresa, e deve ser tratada com muito cuidado. Com ela, você garante uma conformidade com as leis fiscais, além de evitar prejuízos financeiros diretos no seu negócio.
Da mesma forma, é a conciliação bancária que vai fazer com que seus investimentos possam ser realizados de maneira mais segura. Afinal, ninguém quer realizar uma compra para só depois descobrir que esse dinheiro nunca existiu para o banco.
